Le traitement de la paie se fera en différentes étapes permettant d'enregistrer successivement les charges de personnel, les charges sociales, les cotisations sociales du salarié, le paiement du salaire net, le paiement des charges sociales (et cotisations sociales du salarié). Pour simplifier, nous ne tiendrons pas compte des congés payés et de la participation aux bénéfices.

Éléments de la paie

Les chiffres présentés ci-dessous reprennent le bulletin de salaire de la fiche précédente.
Dans le tableau ci-contre nous avons :
  • le salaire brut
  • les cotisations sociales
  • les charges sociales (part patronale)
De plus nous devons distinguer les 2 types de partenaires sociaux
  • la Sécurité sociale (URSSAF)
  • les autres organismes sociaux

Enregistrement :

Comme présenté en introduction le travail d'enregistrement se fera en 5 étapes * Première étape : enregistrement du salaire brut
Les flux qui doivent être enregistrés sont d'une part la sortie du salaire (en attente de paiement = dette) et d'autre part le travail fourni par le salarié.
A ce graphe correspond l'enregistrement dans les comptes shématiques suivants :

* Deuxième étape : enregistrement des charges sociales dûes
Il s'agit maintenant de constater les charges qui devront être payées sur le salaire de l'employé en paiement de la couverture sociale assurées par les différents organismes sociaux.
On enregistre donc les charges sociales dans un compte de charges (commençant par 6) et le paiement qui n'aura lieu qu'à une date ultérieure est enregistré dans des comptes de tiers (Sécurité sociale et autres organismes sociaux). Ces dettes seront augmentées des cotisations sociales prélevées sur le salaire de l'emplpyé et payable en son nom (voir étape suivante).

* Troisième étape : prélèvement des cotisations sociales (sur le salaire de l'employé)
L'entreprise prélève sur le salaire de ses employés le montant des cotisations sociales des salariés qui seront dûes aux organismes sociaux et non aux employés.
L'enregistrement de cette étape consiste à tranférer une dette vis à vis du salarié pour la transformer en dette vis à vis des organismes sociaux.

* Quatrième étape : paiement du salaire net
Le salaire net correspond au solde du compte 421 Rémunérations dues :
salaire brut (au crédit) - cotisations sociales (au débit)
Ce salaire net sort du compte bancaire, la mise en réglement s'effectue à la fin du mois (le 28/..)

* Cinquième étape : paiement des dettes sociales
Tous les mois ou tous les 3 mois l'entreprise règle ses dettes vis à vis des organismes sociaux en paiement des charges sociales de l'entreprise ou en paiement des cotisations sociales des salariés qui ont été prélevées sur leurs salaires bruts.
Il faut donc faire le total de ces dettes et les solder.

Après le paiement du salaire net dt de ces dettes, les opérations liées aux personnel sont liquidées pour le mois, il faudra recommencer le mois suivant.
Il faudra en plus gérer les modifications dans les rémunérations, dans l'évolution des salaires. Il faudra également considérer les crédits de congés (RTT, congés annuels...)
Dans ces conditions l'acquisition d'un logiciel spécialisé s'impose. La pluspart des logiciels comptables offre donc un module spécialisé.
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