L'informatique, dans le cadre de l'entreprise permet la transmission et le traitement de l'information. out particulièrement les informations qui seront traitées sont les informations comptables.
Après avoir clairement défini les objectifs de ce traitement comptable, nous étudierons en détail la procédure correspondante.
Il faudra en particulier définir les étapes de cette procédure et présenter les documents utilisés au cours de cette procédure (voir synthèse).

Pour effectuer cette analyse comptable, il faut clairement définir le point de vue duquel on se place. Il faut donc savoir pour quelle entreprise on travaille, de quel type d'entreprise il s'agit,... et c'est à travers ce prisme qu'il faudra analyser les différentes opérations traitées.
Ainsi dans le cas présent, nous assurons le traitement informatique de la comptabilité de l'entreprise Info 3000, qui commercialise des odinateurs qu'elle assemble (production à partir de matières premières) ou de matériels de marque qu'elle achète puis revend en l'état (marchandises) Elle assure également un service en proposant d'installer et de configurer des réseaux pour des particuliers ou des entreprises.
Les différentes étapes vous seront présentées ainsi qu'un document vous présentant les enchaînements de documents
Puis dans les fiches suivantes, les documents de synthèse seront définis, détaillés, commentés et la structure du plan comptable présentée.
Enfin, dans un dernier temps nous étudierons l'enregistrement de quelques opérations comptables.

Rôle de la comptabilité

Pourquoi est-il nécessaire, voire indispensable, pour l'entreprise, de tenir une comptable ? Il faut clairement définir le rôle de la comptabilité et les objectifs de celle-ci

Description des étapes de traitement

Les étapes de la procédure comptable sont celles qui sont nécessaires pour passer d'un document (pièce justificative pemettant de définir une opération), à la synthèse présentée sous forme de bilan et compte de résultat.

Première étape : l'analyse des opérations

Le travail d'analyse consiste donc à relever les informations présentes sur ce document, il est alors possible de représenter ces flux dans un graphe d'analyse des flux.

Le document ci-contre est une facture, nous sommes censés travailler pour l'entreprise Info3000, il s'agit d'enregitrer une vente nous avons donc :

  • Ventes de marchandises = flux réel sortant
  • Frais de port = flux réel sortant (vente d'un service)
  • TVA collectée (ou déductible) = flux monétaire différé sortant (dette ou créance vis à vis de l'Etat)
  • Paiement comptant = flux monétaire entrant comptant
  • Net à payer= flux monétaire entrant différé

Il faut maintenant faire la représentation graphique des 5 flux.


Deuxième étape : l'enregistrement des opérations

Il faut maintenant enregistrer l'opération dans un document où figureront un certain nombre d'informations

Identification de l'opération
Description de chaque flux
  • la nature du flux
  • le sens du flux (entrant ou sortant)
  • le montant du flux
Identification du compte correspondant - intitulé et numéro
Flux entrant = Emploi = Débit / Flux sortant = Ressource = Crédit
L'emplacement du montant indiquera le sens du flux

Tous ces éléments doivent donc figurer dans le document permettant l'enregistrement.
Nous pouvons faire l'enregistrement dans une série de comptes en T opération par opération ou dans le journal.
On commence par enregistrer les flux entrants (au débit) puis on crédite les flux sortants, enfin on vérifie les équilibres.

Enregistrement dans des comptes en T

Cette méthode permet de visualiser plus facilement les différents flux enregistrés, c'est donc celle qui est utilisée ici, elle peut également être employée à la place du graphe d'analyse, ou quand on maîtrise l'enregistrement de ce type d'opération, on peut directement l'effectuer dans le journal.

  • les flux entrants
       - chèque
       - créance
  • les flux sortants
       - vente de marchandises
       - vente de service (livraison)
       - TVA collectée
 

Enregistrement dans le journal

  • Date
  • Les comptes débités
       - intitulé du compte
       - montant débité
  • les comptes crédités
       - intitulé du compte
       - montant crédité
  • libellé
       - numéro et nature de l'opération
       - pièce(s) justificative(s)
Présentation du journal

Troisième étape : regroupement des flux par compte dans le Grand-Livre

Nous regrouperons dans un compte schématique les opérations affectant un même compte. Nous aurons le report à nouveau (situation initiale du compte), les montants débités ou crédités, les totaux .Il permet aussi de calculer les soldes (débiteurs ou créditeurs).

Nous étudierons en détail le compte schématique, en supposant que le traitement se fera à l'aide d'un tableur
La feuille de formule ci-contre montre les différentes formules conditionnelles utilisées pour automatiser les totaux et les soldes.
Remarque :
Les dates apparaîssent sous la forme d'un numéro d'ordre depuis 1/1/1900)

Quatrième étape : regroupement de l'ensemble des comptes dans la balance

La balance
permet de reprendre tous les totaux des comtpes et éventuellement de recalculer, si nécessaire les soldes dans ce même document.

Les comptes sont classés par n°, avec les comptes patrimoniaux (Classe 1 à Classe 5) et les comptes de gestion (Classes 6 et 7).

  • Classe 1 : Capital (dette à long terme)
  • Classe 2 : Immobilisation (biens et services conservés durablement par l'entreprise)
  • Classe 3 : Stocks (de matières premières, de fournitures ou de marchandises)
  • Classe 4 : Comptes de tiers (Dettes ou créances &agravce; court terme vis à vis des partenaires de l'entreprise)
  • Classe 5 : Comptes de trésorerie (rassemblent tous les comptes de liquidités)
  • Classe 6 : Charges (dépenses qui engagent définitivement l'entreprise et qui peuvent engendrer des pertes)
  • Classe 7 : Produits (ressources internes de l'entreprise qui sont les sources de bénéfices)

La balance constitue le premier des documents de synthèse, elle prépare le bilan et le compte de résultat.

Cinquième étape : Les documents de synthèse

Les documents de synthèses constituent l'objectif principal du traitement comptable. Ils doivent être présentés à l'administration fiscale (pour le calcul de l'impôt sur les sociétés) mais aussi aux propriétaires, car ils montrent la situation de l'entreprise et la gestion de celle-ci en expliquant le résultat. Nous avons 2 documents :

Le bilan

Présentation

Le bilan regroupe donc les comptes patimoniaux. Il permet de décrire l'ensemble de ses avoirs (actif) et ses dettes (passif).
Nous avons donc d'un côté tout ce que possède l'entreprise avec :

Tous ces éléments constituent le coté positif du patrimoine de l'entreprise - l'actif.
Par ailleurs nous avons toutes les dettes de l'entreprise qui représentent le passif :

Le résultat peut être reporté depuis le compte de résultat ou calculé en faisant la différence entre actif et passif ( vers Exemple de bilan)

Exemple de bilan

Il s'agit ici d'un bilan avant impôts, il n'y a pas de dette au titre des dividendes à payer, ni d'impôt à verser.
Retour vers la description des comptes du bilan

Le compte de résultat

Ce document permet de présenter la manière dont a été obtenu le résultat. Il montre quelles charges ont été nécessaires pour dégager les différents produits.
Les charges constatées sont les suivantes :

Les produits dégagés par l'activité de l'entreprise sont les suivants :
Le résultat est calculé en comparant les charges et les produits,
vers Exemple du compte de résultat

Exemple du compte de résultat

Enchainement des documents

Rappel des documents qui sont utilisés lors de cette procédure avec noms et présentation sommaire